Los documentos son ya parte importante de las estrategias de Big Data. Es innegable que se han convertido en el patrimonio con más valor que tienen hoy las organizaciones, atesorando mucha información relevante para las mismas y, por tanto, extraer de ellos conocimiento supone un paso certero hacia la una mejor comprensión de lo que sucede y sobre todo, la vía para tomar mejor decisiones en el futuro.
Sin embargo, la mayoría de ellos entran a formar parte de la clase de datos que no tienen campos fijos definidos, los llamados datos no estructurados, y que constituyen cerca del 80 por ciento de la información que reside en las organizaciones. Son en realidad uno de los cinco tipos de fuentes de Big Data: el generado por humanos.
Es gracias a la gestión documental inteligente cuando el análisis de este tipo de datos es cada vez más fácil por medio de la digitalización de documentos que está facilitando el orden, la identificación e indexación de los mismos, elevando las cotas de productividad y eficiencia en las organizaciones.
Precisamente uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las organizaciones es la búsqueda de información, máxime cuando ésta aún se encuentra en distintos soportes y formatos.
La importancia de los metadatos en la gestión documental inteligente
Encontrar información adecuada en el momento preciso tanto en los expedientes, facturas, documentos, albaranes, hoy es mucho más sencillo gracias a la indexación, siendo clave ya en cualquier proceso de digitalización, al identificar la información precisa de cada documento para su clasificación y localización futura, gracias a un término: metadato.
Se trata de aquel dato que describe a otro dato y la vía que permite encontrar, controlar, gestionar y preservar la información a lo largo del tiempo gracias a un etiquetado correcto, siendo puerta de entrada para que la analítica de datos sea más precisa en las compañías y las estrategias de Big Data sean más exitosas.
El metadato es la puerta de entrada para que la analítica de datos sea más precisa en las compañías Share on XDe hecho, el futuro de la gestión documental pasa por que estas herramientas mejoren sus funcionalidades para lograr extraer mejor el conocimiento a través de una indexación más certera que permita clasificar más adecuadamente la información de manera rápida, precisa y sencilla, facilitando con ello la compresión de la misma.
Su misión es organizar los contenidos, siendo normalmente posible gracias a herramientas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que ayudan a extractar aquella información relevante, estructurándola y haciéndola accesible a todos.
Así, los llamados ECM, herramientas de Gestión de Contenido Empresarial, y dentro de estos las herramientas de gestión documental, están viviendo una mejora continua de sus funcionalidades para adaptarse a los requerimientos de análisis que buscan hacer más fácil y sencilla tanto la comprensión como el acceso de la información que manejamos. Como aseguran ya muchos expertos, el futuro de la gestión documental pasa por incorporar soluciones que conviertan el dato en información relevante para tomar mejores decisiones usando incluso herramientas de Inteligencia Artificial para conseguirlo
También los conocidos BPM (Business Process Management) consiguen un incremento mayor de la capacidad de análisis en las organizaciones, eliminando errores, siendo una herramienta también importante para introducir mejoras en las compañías.
El reto de los datos generados por humanos está, por tanto, en aplicar técnicas para su extracción automática y conseguir una óptima gestión de los documentos que los contienen, de tal manera que faciliten aún más el análisis de esos datos no estructurados para ayudar en la mejora de la productividad y eficiencia a las compañías, misión última de la analítica de datos. El futuro es aquí y ahora. Estar preparados, la clave.
